Introdução

Atualmente, as empresas estão percebendo cada vez mais, que as fraudes também não são exclusividade de determinadas entidades ou de determinados ramos de negócios. Elas atacam qualquer tipo de organização, sejam elas ocidentais ou orientais, sejam nacionais ou multinacionais. As fraudes sempre estiveram presentes nas sociedades desde os primórdios, estendendo-se até os dias atuais.

A fraude é caracterizada pela falsificação ou alteração de registros ou documentos, as ocorrências de fraude podem vir de desvio de recursos financeiros através da omissão de transações nos registros contábeis, materiais, de maneira ilícita, ou por erro operacional causando prejuízo para a empresa. Os erros se caracterizam por serem involuntários, ou seja, ocorre omissão, desatenção ou má interpretação de fatos nas demonstrações contábeis.

As fraudes, podem ocorrer em diversos setores da empresa como por exemplo:

  • Recursos Humanos – pagamentos indevidos;
  • Faturamento x recebimento;
  • Fornecedores fantasmas;
  • Fraudes com cheques devolvidos;
  • Compras;
  • Contas a receber e a pagar;
  • Emissão de duplicatas frias;
  • Lavagem de dinheiro;
  • Prestadores de serviços;
  • Não contabilização de valores;
  • Controle de estoque fraudados;
  • Pagamento de despesas inexistentes, entre outros.

Motivo da realização de uma fraude

O Diamante da Fraude ilustra os elementos que estão sempre presentes, para que um indivíduo venha a cometer uma fraude: pressão, oportunidade, racionalização e capacidade. O uso do diamante da fraude, com os quatro elementos levam o fraudador a processar o seguinte   pensamento para realização do crime:

  • Pressão: Eu quero, ou tenho necessidade de cometer a fraude (motivos financeiros, por necessidade, seja ela para pagar dívidas ou adquirir bens);
  • Oportunidade: Identifiquei uma falha nos controles, que me possibilita a realizar a exploração e me beneficiar de forma fraudulenta;
  • Racionalização: Eu me convenci, após analisar os riscos envolvidos, de que este comportamento fraudulento vale à pena (Sedução do perigo);
  • Capacidade: Eu tenho as características e habilidades necessárias para realizar o ato fraudulento, reconhecendo essa oportunidade especial e realizá-la;
  • Insatisfação profissional e vingança: Muitas fraudes são decorrentes do sentimento de desvalorização profissional;
  • Irregularidades generalizadas: Ocorre quando funcionários realizam atividades ilegais na empresa e não são punidos.

Vendo isto, outros poderão pensar que podem fazer o mesmo, visto que nada acontecerá, não havendo nenhuma punição.

Taxiometria da fraude

As diversas mudanças no ambiente organizacional, impactaram no aumento da ocorrência de fraudes nas empresas. Isso ocorreu devido à falta de transparência e cuidados necessários dos gestores que não enfrentam a fraude como risco inerente ao negócio, proporcionando no um grande problema para as organizações.

O que pode contribuir para essa situação é a velocidade das mudanças no ambiente organizacional e os controles internos não estarem conseguindo acompanhar a mesma velocidade, aumentando assim o potencial de práticas de atos ilícitos. As fraudes provocam, além das altas perdas financeiras, outras consequências por demais devastas. No âmbito do ambiente de trabalho, provocam um clima de insegurança e desconfiança entre os funcionários e suas chefias. No âmbito da direção geral da empresa, provocam suspeitas e desconfianças sobre a capacidade de gestão de seus administradores. No âmbito externo, maculam a imagem da organização junto ao público consumidor.

Detecção da Fraude

A detecção da Fraude pode ser realizada da seguinte forma:

Prevenção: É um conjunto de processos que agem de maneira proativa contra a fraude, incluindo as atividades relacionadas à aplicação de controles preventivos com o objetivo de minimizar a ocorrência de uma fraude. Nesse estágio, não houve a ocorrência de fraude.

Detecção: É um conjunto de processos que atuam de forma a detectar uma fraude, nas ocasiões em que os processos preventivos falharem ou para quando os riscos que não foram mitigados ocorrerem. Nesse estágio a fraude pode ter ocorrido, estar ocorrendo ou apenas existir indícios.

Investigação: É o conjunto de processos relacionados ao esclarecimento do fato (fraude), à determinação da autoria, à determinação da motivação e identificação dos prejuízos. Nesse estágio podem-se ter fortes indícios de atos fraudulentos ou que a fraude ainda está ocorrendo ou já ocorreu, tendo se materializado. Vamos passar a detalhar cada um desses domínios

Processos de Auditoria

Dois instrumentos são fundamentais para combate à fraude, dentro de uma corporação, o primeiro está relacionado com a adoção de um sistema de controles internos efetivos nas atividades operacionais, compreendendo mecanismos que dificultem os atos fraudulentos em conjunto com procedimentos de monitoramento e acompanhamento desses controles que são eficazes na detecção, caso ocorra o ato. O segundo seria a realização de auditoria interna.

O controle interno representa em uma organização os procedimentos, métodos ou rotinas que irão proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração a conduzir os negócios da empresa. Não adianta a empresa implantar um ótimo sistema de controle interno, sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado pelo sistema.

A primeira responsabilidade na prevenção e identificação de erros e fraudes é da administração da entidade, através de um sistema de controle interno. O auditor não é responsável pela prevenção de fraudes e erros, ele apenas deve planejar seu trabalho avaliando a ocorrência deles, tendo dessa forma grande probabilidade de detectá-los.

A auditoria exerce um papel fundamental na verificação dessas irregularidades, visto que evidencia as fraudes, e principalmente, impede a prática desses delitos com a criação de controles internos, e não apenas identifica os fatos já realizados.

A avaliação do risco em auditoria identifica, mede e prioriza o tratamento dos riscos, que de forma direta expõe o negócio da empresa, a avaliação de risco consegue de forma clara identificar as áreas da empresa de maior criticidade.

Um dos objetivos da avaliação de risco é identificar as possíveis vulnerabilidades nos processos identificando possíveis ocorrências e realizar uma blindagem patrimonial, criando controles eficazes para prevenir a fraude.

Existem várias formas para detectar fraudes internas, além de uma auditoria antifraude específica. Uma vez que exista uma suspeita, esta deve ser investigada e documentada. A investigação deve incluir entrevistas, vigilância, auditorias investigativas, pesquisas documentais nos registros, análises organizacionais.

O sistema inclui um monitoramento constate de indicadores e suspeitos, analise das transações, implantação de controle internos

Alguns pontos de atenção devem ser observados:

  • Reclamações e sugestões: Vindas de clientes, funcionários ou fornecedores;
  • Mudança de comportamento de funcionários: (fraudadores frequentemente passam por mudança de comportamento ou personalidade como consequência das pressões ligadas ao ato de cometer fraudes);
  • Mudanças no estilo de vida de funcionários: Os fraudadores raramente resistem á tentação de gastar o dinheiro obtido através das fraudes;
  • Fraqueza nos controles internos: Este é um dos principais fatores facilitadores no surgimento de oportunidades para que sejam aplicadas fraudes internas.

Nota: Quando detectado um ponto de fraqueza nos controles, devem ser atentamente investigadas as operações que possam ter se aproveito de correr uma fraude

Auditoria Investigativa de Fraudes

A condução de uma investigação é um trabalho técnico, imparcial, que dará meios de apontar as evidências para acusação. Ao final do processo com base nos fatos e evidencias apresentadas, o juiz de direito é quem definirá ou não culpados e a penalização a ser aplicada.

Geralmente os trabalhos se iniciam por uma suspeita da empresa ou de seus gestores da Alta Administração de que determinada área, pessoa ou operação está sofrendo eventual diminuição em seus resultados, ou aumentando seus custos operacionais e administrativos, sem efetivo retorno em produtividade e rentabilidade, ou quando estes são percebidos, há sentimento geral, ou até mesmo denúncias, ou evidências externas, de que nem todo o resultado está sendo apropriado à empresa. Há também e, no caso das áreas de Suprimentos e Vendas, não raro, eventuais suspeitas, denúncias ou evidências externas de que alguns, ou muitos colaboradores estejam se locupletando, adquirindo posses além de suas possibilidades econômicas e financeiras, nem sempre em seu próprio nome e, portanto de difícil identificação e quantificação, haja vista que os recursos, em regra, são obtidos de forma duvidosa, ardilosa e, invariavelmente, em todos os casos em que atuamos, em conluio, com o fornecedor ou cliente ou seus colaboradores.

O principal objetivo das entrevistas é buscar o encaixe dos eventos ou identificar eventuais contradições dos depoentes, além de associar as evidências apuradas aos eventos e pessoa envolvidas. Antes da entrevista o entrevistador deverá apurar e cruzar os fatos e evidência, buscar referência e rastreamento de todas fontes dos dados disponibilizadas.

Durante a entrevista o entrevistador deve tomar cuidado para que o depoimento e apuração não seja desclassificada comprometendo todo o trabalho, ficar atento a necessidade de orientação e acompanhamento da assessoria jurídica, antes da realização de qualquer entrevista

Nota: Todo o trabalho de investigação será parte integrante de um futuro processo jurídico, possivelmente incriminando um ou mais envolvidos.

O relatório final da investigação deve ter um equivalente ao termo de abertura descrição da denúncia que motivou o trabalho, resumo das evidências, formalizando da acusação

Controles Internos

A direção da empresa tem a responsabilidade de implementar e manter os controles internos atualizados.

Como prevenir fraudes com medidas básicas de prevenção de problemas futuros?

Os gestores podem implementar diversas medidas para reduzir o risco de ocorrência de fraudes tais como: segregação de função; rodízio de profissionais, de cargos ou de funções; normas de procedimentos; realização de pesquisa sobre a vida profissional e os antecedentes criminais dos candidatos ao quadro de funcionários da empresa; auditoria interna para estabelecer procedimentos mínimos de controle capazes de identificar e coordenar serviços de inteligência a fim de coibir a prática de fraudes; elaboração de código de conduta profissional, abrangendo o que a empresa e os gestores entendem por comportamento ético e ainda canais para denúncias anônimas, os controles tem que estar alinhado com as três linhas de defesa.

Selecionar os Funcionários Certos

Realizar investigação social, pesquisar (informações junto a empregadores anteriores, antecedentes criminais, se é usuário de drogas, controle de referência fornecidas, verificação do nível de estudo e certificados fornecidos

Comitês de auditoria

 O comitê de auditoria é eficiente no combate às fraudes acompanha as atividades de monitoramento do sistema de controles internos da organização, são responsáveis pela implantação e manutenção da governança na empresa.

Compliance

Estabelecer prática de Governança Corporativa, Compliance e Gestão de Riscos.

As melhores práticas, as exigências legais, regulamentações e normas internas criaram a necessidade de uma área que monitorasse o cumprimento dessas exigências por parte da presa e de seus empregados. Por este motivo, a atividade de Compliance tornou-se útil no combate a fraudes, nas três categorias da Árvore da Fraude (corrupção, apropriação de ativos e demonstrativos financeiros). Mesmo com a alta avaliação no combate às fraudes, a eficiência da área de Compliance não exime a empresa de atos fraudulentos, no entanto, é dos principais canais de aprimoramento dos sistemas de controles internos. Ressalte-se que a função de compliance para que seja um fator importante na governança corporativa, é necessário que os responsáveis pela função estejam subordinados diretamente ao Conselho de Administração ou ao comitê de auditoria.

Código de conduta Ética

Aplicadas aos executivos, conselheiros colaboradores, parceiros operacionais e fornecedores, estabelecendo o comprometimento nos conceitos éticos assumidos pelas empresas. É recomendável treinamento e reciclagem, alertando para as consequências de não compliance.

Canal de denúncias

Criar, incentivar e respaldar os canais de denúncias e programas de apurações denúncias.

Criar um sistema de reporting e/ou denúncia anônimo para funcionários, fornecedores e clientes, deixando claro os seguintes pontos:

  • Fraudes, desperdícios e abusos acontecem em quase todas as empresas;
  • Estas condutas causam na empresa perdas de trabalhos e recursos;
  • O funcionário pode fornecer as informações de forma anônima sem medo de qualquer problema ou recriminação por denúncia feitas de boa fé;
  • Existem um método seguro e bem definido para fazer tais denúncias (por exemplo telefone, e-mail, uma pessoa específica);

O canal de denúncias é uma das atividades com elevada eficiência no combate a fraudes de corrupção e apropriação indébita de ativos e de média eficiência no combate às demonstrações financeiras fraudulentas.

Auditorias Internas

Desenvolvimento de um plano anual de auditoria interna, a auditoria interna tem elevada eficiência no combate às fraudes, como ferramenta de controle interno e como atividade de monitoramento reúne todas as funções da auditoria interna, têm, a responsabilidade pelas ferramentas de auditoria investigativa, auditoria contínua e monitoramento de transações suspeitas, no combate às fraudes de corrupção, apropriação indébita de ativos e demonstrações financeiras fraudulentas.

Gerenciamento de controles internos

Desta forma, os responsáveis pelo gerenciamento dos controles internos, além da necessidade do conhecimento pleno dos processos, operações e ambiente corporativo no qual a empresa está inserida, devem também acompanhar periodicamente o funcionamento dos controles de cada atividade, tendo a visão da implementação e/ou manutenção da cultura antifraudes dentro da organização.

Auditorias externas

Entende-se que os auditores externos devem avaliar a necessidade de aperfeiçoamento das suas competências em relação às fraudes corporativas, seja com treinamento a todo o seu staff ou com a presença de especialistas em investigação de fraudes nas equipes, pois há responsabilidade social no desempenho das suas funções. Ressalte-se que muitos casos, as empresas de auditoria acabam sendo autuadas e multadas pelos órgãos reguladores, ou seja, também pagam a conta.

CONCLUSÃO

As fraudes, atualmente, assumem inúmeras e de diversas formas, modalidades e características dentro e fora das organizações, isso ocorre pela facilidade que as empresa muitas vezes disponibilizam meios pelos quais abrem oportunidades para ação dos fraudadores.

Geralmente essas ações são fraudes financeiras, subornos, furtos, conflitos de interesses, corrupção, furto de informações dentre outros.

Com esta triste realidade, torna-se cada vez mais necessário ações, medidas e controles eficazes, que acompanhem as várias mudanças tecnológicas, e que a possam preveni-la e/ou rapidamente identificá-la. Entre as diversas alternativas de prevenção, de identificação e/ou de apuração de fraudes, destaca-se a auditoria interna que, além de fornecer sugestões, análises, apreciações e informações, relativas às atividades e processos examinados, inclusive na recomendação das melhorias e da implantação de controles internos eficazes, torna-se um importante instrumento proativo de controle, de proteção e de segurança internos, a serviço da organização.

Enfim, não basta ter somente alguns bons controles internos.

É necessário sempre está atualizando-os e adaptando-os à realidade. A prevenção é um trabalho contínuo e ininterrupto. A auditoria interna, neste aspecto, tem um papel de extrema importância na avaliação permanente destes controles internos dentro das organizações; tem ainda um papel decisivo na prevenção, identificação e/ou apuração das fraudes contra as organizações, bem como na coleta e seleção de provas e indícios, que possam ser apresentados contra os fraudadores, tanto na esfera civil (reparação de danos) como na esfera criminal.

Artigo escrito por: Carlos Perrella

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